過去個多月，相信不少私人機構和企業都在毫無準備下「順利」推行「遙距工作」(「在家工作」) 制度，至於 成效，相信有高有低。其實要令有關制度實行得宜，除了需要「硬件」如人手編配、業務部署及資訊科技應用等多方面的配合外，亦要在「軟件」──僱主與僱員之間的溝通和信任多下功夫。

要有規矩 更要夠「放」

由於歐美等地城市的面積普遍較大，加上公共交通的班次未必如香港般頻密，僱員往返公司和家中可能需時數小時以上，所以不少歐美企業早年已提供「在家工作」安排讓員工選擇。而 Protrek創辦人梁偉倫(Whelan)正因看到其歐美合作伙伴推行有關措施的成效，所以於8年前亦引入相關做法。

由最初姑且一試，到最後成為公司的恒常機制，Whelan直言「在家工作」措施能夠行之有效，關鍵在於溝通、信任及定時檢討。「我們也有過一段摸索期，例如致電在家工作的同事時無人接聽，自然會猜測他們在做甚麼。」

為此，Whelan主動與同事討論相關細節和安排，「以日常聯絡為例，由於在公司或家中工作，同事都可能因為去廁所、飲水而『行開行埋』，所以大家都明白任何同事都有可能錯過接聽來電，但我會期望他們能在合理時間，例如15分鐘內回電。」不影響其他同事與公司的生產力，是Whelan推行在家工作安排時堅守的原則，他認為只要同事能把工作做好，公司為他們提供一些彈性工作安排亦無不可。

「當然並非所有工種都可以在家工作，就像會計或人事部同事便可能因為要處理較敏感的資料而無法在家工作。 所以如何『補償』這些同事也需要彼此溝通，例如透過其他措施讓他們同樣獲得工作上的彈性。」要令「在家工作」行之有效，Whelan強調管理層的想法乃箇中關鍵，除了需要給予同事應有的信任外，更要有開放的思維。

「不少人覺得『在家工作』的安排不適用於前綫(店舖)銷售同事，但我相信若能善用資訊科技，如與網上商店 好好配合，或者可以逐步縮減同事留在店舖的時間。此舉在給予同事彈性之餘亦有助提升士氣，對大家均有好處。」 Whelan說。

僱傭雙方協調 建立彈性文化

「在家工作」能為僱員提供彈性的工作安排，助他們實現work-life balance (工作與生活平衡)；而對企業來說，有關做法除可照顧僱員的需要，提升他們的士氣外，更可促進工作效率，最終實現雙贏。

「大部分同事早已了解集團的文化，所以早前推行『在家工作』時也沒有太大問題。」不過，香港寬頻持股管理人兼人才及使命總裁陳振宇 (CY) 承認，由於集團的同事眾多，涉及不同的工種和部門，未必所有人都可以安排 『在家工作』，但他認為企業只要多花心思、多與員工溝通，自然能找到理想的方案。「例如前綫的銷售同事難以在家工作，但又因肺炎疫情、人流減少，令收入大受影響。因此，我們便考慮對他們的薪酬作特別調整，大家一起共渡時艱。」

思考企業在轉變中的可能性

近期不少企業受肺炎疫情影響而實施「在家工作」，CY認同僱主和僱員間的溝通和信任是有關措施成功推行的關鍵，惟他同時強調，硬件上的配合如電腦系統、網絡安全等亦不能忽視。「另外，企業推行『在家工作』時除了考慮如何讓員工能在家中處理工作外，更應藉此機會，思考這種轉變為企業帶來的可能性。」

CY舉例指出，部分銷售同事於 「在家工作」期間由於少了外出見客，省下來的時間或可用作績效督導，助同事提升表現；而負責培訓的同事亦可考慮在此期間提供網上培訓課程，讓同事能善用時間自我提升，「這樣可令公司和同事不會輕易受市場環境的影響而停滯不前，或減慢發展步伐。」

管理層宜調整心態 員工要留意心理

疫情爆發令不少打工仔都要在家工作，有人或會「享受」這種安排，但亦有人可能因為這種突如其來的轉變而打亂原來的生活。「以這次疫情為例，『在家工作』固然可以降低打工仔外出受感染的風險，減輕他們的心理負擔。但由於這種工作模式在亞洲並非常見，面對工作環境和安排的轉變，僱主與僱員之間的溝通便十分重要。」聖公會聖基道兒童院臨床心理學家陸詠詩博士(Kimmy) 相信，「在家工作」的好處在於能給予打工仔更彈性、自主的工作安排，讓他們善用節省下來的交通和裝扮時間，選擇最有效率的時間和方式處理工作。

基督教家庭服務中心盈力僱員服務顧問高級經理吳慧琪(Wicky)表示，一般僱主未能放開懷抱接受遙距工作，主要原因在於管理人員仍以傳統觀念管理員工──看到員工工作才覺得有生產力。因此，其中一個推行彈性遙距工作安排的關鍵，是企業管理層的明確支持，並培訓更多中層主管，讓他們學懂如何更有效地管理正在遙距工作的員工。

遙距工作的主要挑戰，在於員工見到同事的時間較少，要建立良好的合作關係可能較困難。「這段時間在家工作，主管每朝9點半就打電話來問長問短，真是超級討厭！」Wicky說這樣做的主管不少，加上早前的「Work From Hill」事件，總會有主管想像員工在家偷懶。因此，現時最重要是改變關於遙距辦公的既有印象。

不過，Kimmy提醒，隨着把工作留在家中的時間增加，從心理學角度看，無形中可能會出現一些負面影響。「例如『在家工作』可能增加了打工仔與家人共處的時間，而工作期間如何將公事和私事劃分可能是一項挑戰。另外，長時間在家工作，可能會令打工仔少了伸展身體的機會，並且減少與人(同事)的接觸，令他們變得孤立，影響情緒健康。」由於「在家工作」令以往「朝九晚六」的工作時間變得模糊，她認為此舉亦可能令部分性格緊張的僱員無法「下班」，每當收到上司的指示便覺得要立即處理。

既然「在家工作」對僱員有利有弊，企業推行有關措施時應注意哪些事項呢?Wicky建議，HR部門應致力鼓勵員工之間多作溝通來拉近關係，同時工作上的溝通和協調顯得更重要，例如將衡量員工表現的標準，改為以「任務/項目管理」為主的模式。「重要的是工作的結果和質量，而不是員工在不在公司，如果員工要偷懶，在辦公室都一樣可以。」

Kimmy則建議僱主需要給予僱員清晰的指引和所須的支援，並增加公司的透明度，讓僱員了解公司，以及僱員與僱員之間的工作安排。「如果僱主缺乏相關的經驗，不妨參考同業的做法，再因應自己的公司作出調整。假如過程中感到難以獨力制定相關措施，不妨向資歷較深的僱員尋求支援，以減少個人壓力。」

至於僱員方面，Kimmy建議他們「在家工作」 時，除可嘗試營造理想的工作空間外，亦可透過製定To Do List (待辦事情清單)，透過定下工作目標維持工作效率。「假如與家人同住，亦可多與他們溝通，分享自己的工作情況和安排，並研究如何互相補位，滿足工作和家庭的需要。」

後記：一切從付出開始

隨着社會的轉型，傳統的工作模式大概是時候需要作出轉變。儘管「在家工作」未必適用於所有行業或工種，亦不一定為僱主和僱員帶來同等的得着，但從一眾「過來人」的經驗之談，可見有關措施似乎利多於弊，而要促成此事，僱主和僱員的共同「付出」更是不可缺少。

當彈性上班時間已不再是新鮮事，大家不妨考慮另覓新途，引入不同程度的「在家工作」或「遙距工作」安排；或為有關安排作出準備，以回應僱員以至社會的需要，並更好地應對各種突如其來的危機，令公司在實現可持續發展的路上更具優勢。

（系列完）